Si bien un proceso licitatorio tiene varios aspectos (la calificación de los oferentes, la evaluación técnica de las propuestas, el análisis comparativo de los importes cotizados, etc.), únicamente he de referirme a la formulación técnica de lo que se desea durante la preparación del pliego.

El comitente que no esté bien asistido técnicamente puede no pedir exactamente lo que quiere, pero siempre espera obtenerlo.

Esto se resuelve cuando dicho comitente asume que la compra de seguridad electrónica es una compra de especialidad, y que es aconsejable contar con el soporte de un Ingeniero o un Consultor en la materia.

Una especificación técnica difusa, mal elaborada o con contradicciones produce una serie de inconvenientes que culminan con la declaración de Licitación Fracasada o Licitación Fallida.

Lo cual se debe en muchos casos a la imposibilidad de comparar las ofertas por gran dispersión en las cotizaciones, o a impugnaciones de algunos oferentes por errores en los pliegos, por mencionar las causales más recurrentes.

Licitar ¨cámaras¨ sin mayores especificaciones es como salir a comprar ¨autos¨.

La consecuencia es tremenda, se pierden los fondos asignados a la obra para un determinado ejercicio, se pierde tiempo en la confección de una nueva licitación y se contamina todo el proceso.

Por todo esto, me permito acercarle al comprador de seguridad electrónica estas sugerencias:

a) Cuando especifique lo que va a comprar:

1. Como primer paso defina lo que necesita (cctv, controles de accesos, detección de intrusión, detección de incendio, monitoreo).
2. Haga un análisis de riesgo por ejemplo empleando el Método Mosler, que se aplica al análisis y clasificación de los riesgos, y tiene como objetivo identificar, analizar y evaluar los factores que puedan influir en su manifestación. Esto le permitirá contar con una evaluación ajustada de los mismos.
3. Tenga en cuenta que los sistemas de seguridad electrónica integran múltiples equipos de uno o más fabricantes. Cada uno de ellos puede tener una diversidad de partes de distintas procedencias. Esto es particularmente importante cuando usted ya posee instalado algún sistema de seguridad electrónica y desea integrarlo al nuevo sistema que va a comprar.
4. No olvide que las conexiones a redes son importantes para los sistemas en que se comunican diferentes partes de ellos, asimismo lo son el diseño y la instalación con los cableados adecuados.
5. Evalúe las tecnologías a implementar en cada caso, solicite folletos a los proveedores, lea las revistas especializadas, consulte los sites específicos, asista a la exposición de la seguridad electrónica.
6. Responda a la pregunta ¿qué necesito? cuando se refiere a un producto específico.
7. Recuerde que la tecnología esta llena de prestaciones diferentes, pero sólo tienen importancia real las funciones que serán útiles al usuario del sistema que usted compra.
8. Evite los términos vagos. Algunos términos son tan comunes que su uso no es cuestionado por contratistas o clientes. Por ejemplo ¨Estandar de la Industria¨. La tecnología cambia con demasiada rapidez para que el término conserve su significado durante mucho tiempo. Donde realmente se aplica un estándar, deberá citarse o referenciarse el mismo.
9. ¨Típico¨ es otra palabra que debe evitar. Sustituya ¨típico¨ con un ejemplo específico o con una descripción específica.
10. ¨Debe ser capaz de¨ es una frase que genera desacuerdos. ¿Significa que el sistema es capaz de realizar la función como se instaló? o ¿sólo mediante la adición de opciones no incluidas en el proyecto?. Reemplácelo por ¨instalado y configurado para proporcionar.¨
11. Tenga en cuenta que la tecnología cambia constantemente dejando muy poco tiempo para poner a prueba los nuevos equipos.
12. Defina la o las normas técnicas a las que deben ajustarse las ofertas.

b) Cuando elabore el pliego de condiciones técnicas a cumplir por los oferentes: esta etapa necesita de su parte una redacción inequívoca que permita a todos los oferentes comprender de la misma forma sus requisitos.

1. Tenga en cuenta que es necesario un documento de requerimientos funcionales.
2. También la especificación de un arquitecto (en cuanto a la utilización de recursos ya existentes en la obra) y de un ingeniero especializado en seguridad electrónica.
3. También un detalle de los soportes físicos y una lista de equipos que ya posee y desea continuar utilizando.
4. Asegúrese de incluir una visita a los lugares de instalación con los futuros oferentes para indicar en que lugares deben instalarse los dispositivos requeridos.
5. Usted puede referenciar, sin que figure en el pliego, que su sistema sea similar al que ya se encuentra funcionando en otro usuario, con excepción de sus aspectos particulares.
6. La claridad debe ser un elemento esencial en las conversaciones entre usted y los oferentes a la hora de pensar la implementación del proyecto.
7. Trate que las especificaciones técnicas se redacten en su mayoría en un lenguaje tecnicista.
8. No sobre especifique. Esta es una estrategia defensiva utilizada en muchos casos para cubrirse en cuanto a la responsabilidad si el usuario no queda satisfecho.
9. Asimismo, tenga en cuenta que una especificación deficiente requerirá posteriormente de modificaciones y/o agregados a lo ya entregado por el proveedor, lo cual tiene una serie de implicancias económicas. Usted no tendrá presupuesto adicional para afrontarla, mientras que el proveedor no querrá hacerlo a su costo.
10.  Mejor que un requerimiento sobre la vida útil de los equipos, coloque un requerimiento sobre el compromiso de actualización de los mismos.
11. El concepto de vida útil se refiere al lapso de tiempo durante el cual el dispositivo mantiene sus características funcionales dentro de los rangos de especificaciones brindadas por los fabricantes. Esta duración es elevada, pudiendo en algunos de los casos llegar a los 10 o 15 años.
12. Lo que a usted realmente le debería interesar es que haya una cláusula que contemple el reemplazo de los equipos no por fin de vida útil sino por obsolescencia de sus prestaciones.
13. Alcance de la garantía. Aclare que los equipos instalados se encontrarán en las condiciones técnicas y de funcionamiento requeridas por los Pliegos, y que cualquiera falla o desperfecto posterior será subsanado exclusivamente por la empresa proveedora, la cual durante el periodo de garantía tomara a su cargo el normal mantenimiento del sistema contratado y las reparaciones que haga necesaria el transcurso del tiempo y buen uso de los equipos.

c) Cuando evalué los oferentes y seleccione la mejor oferta técnica:

• Haga una tabla comparativa con el foco puesto en las prestaciones esenciales.
• Recuerde a título de ejemplo que existen más de 100 marcas y modelos diferentes de videograbadoras digitales  en el mercado mundial.
• En esta etapa usted debe tener una comprensión y capacidad básica para distinguir lo que es realmente importante, pues cobra una importancia crucial en la calificación de los oferentes

d) Cuando reciba la obra: Debe responderse las siguientes preguntas, que solo puede hacerse poniendo a prueba los productos.
1. ¿El sistema proporciona las características específicas que se se han requerido?
2. ¿Están programadas correctamente?
3. ¿Funcionan de manera correcta, como se esperaba de ellas?
4. En muchas ocasiones no hay tiempo para probar completamente los equipos.

Espero que le sea útil.

Ing. Enrique H. Greenberg