domingo 22 de julio de 2018
Revista Innovación Seguridad » Control de accesos » 23 may 2015

Sistemas de gestión de visitantes como estrategia de control para empresas de electricidad

*Por Alejandro Espinosa, Director de Ventas para México de la división Gestión de Identidad, HID GlobalA las compañías de servicio eléctrico se les exige monitorear y reportar qué personas ingresan a sus plantas de generación de energía y a otras instalaciones importantes, lo cual, por lo general, implica la implementación de un sistema de gestión profesional de visitantes.


Muchas de las más importantes empresas de servicio eléctrico en América Latina emplean un software de gestión de visitantes sólido para asignar con prontitud identificaciones a un gran número de contratistas y a otros visitantes que ingresan a las instalaciones de sus plantas.

El desarrollo de las compañías dedicadas a proveer servicios eléctricos en la región se ha potenciado en los últimos años, en gran medida por la inversión extranjera que ha llegado a los países que crean proyectos para expandir su cobertura del servicio de electricidad e incluso, exportar energía a países vecinos.

Por esta razón, es clave contar con un software que, además de otorgar el acceso, también pueda ser usado para controlar los costos, permitiendo supervisar el tiempo y la asistencia de los contratistas que están trabajando en las instalaciones.

Así, las empresas de servicio eléctrico cuentan con un mecanismo confiable para hacer un seguimiento de quién estuvo allí, durante cuánto tiempo, y si estaban trabajando también en otras plantas. Esto resulta especialmente útil para validar las horas que los contratistas declaran haber trabajado, antes de pagarles.

Soluciones confiables y de alta seguridad
A diferencia de las instalaciones corporativas, las operaciones de las empresas de servicio eléctrico están sujetas a normativas más estrictas en cuanto al monitoreo y la emisión de informes de visitas de los contratistas y de otros visitantes que ingresan a las plantas, pues al ser infraestructuras delicadas, en general deben dar cuenta de todas las personas que ingresan, incluyendo contratistas y visitantes.

Esto es más complicado de lo que parece, especialmente si se piensa que puede haber cientos o miles de contratistas en las instalaciones durante los mantenimientos programados y no programados de las plantas. Adicionalmente, una compañía eléctrica grande puede tener una decena o más de edificios de oficinas, y al menos un número igual de plantas de generación de energías en toda su organización. En este aspecto, el software de registro y gestión de visitantes permite que las operaciones de la empresa de servicio eléctrico cumplan con las normativas internacionales de monitoreo de acceso y permite cotejar las identidades de contratistas y visitantes con las listas de vigilancia por terrorismo, emitidas por organizaciones de justicia internacional.  

Por otro lado, es fundamental que las soluciones de gestión de visitantes se integren fácilmente con los sistemas de control de acceso. Esto mejora la flexibilidad y la seguridad, permitiendo a la empresa de servicio eléctrico tener control de acceso de los visitantes con código de barras o tarjetas de proximidad, de modo que estos puedan abrir puertas, pasar por torniquetes, ingresar a ascensores y a otras áreas de acceso restringido que son controladas por el sistema de control de acceso.
De esta manera, los visitantes sólo pueden ingresar a las áreas para las que se les concedió acceso, según el nivel de seguridad de cada área. El sistema de gestión de visitantes también puede emitir identificaciones a largo plazo con acceso con código de barras con el fin de facilitar la entrada y salida de los contratistas durante los proyectos que se realizan por periodos extensos.

Gestión anticipada de visitantes
Existen otras características que deben ser tenidas en cuenta para adaptar una solución de gestión de visitantes a las necesidades de una empresa de servicio eléctrico.  Por ejemplo, se obtienen mayores ventajas si el sistema puede gestionar tanto visitantes como contratistas, y si hay una opción en línea que permita que los visitantes se registren anticipadamente. Incluso, es posible que el sistema notifique automáticamente a los empleados que sus invitados llegaron y los están esperando en la recepción.

Cuando llega el momento de que los visitantes autorizados abandonen las instalaciones, las empresas de servicio eléctrico pueden completar el proceso de salida simplemente haciendo que los encargados de la recepción escaneen el código de barras a la salida del visitante. Esto es de especial utilidad en puertas de salida muy concurridas, donde el escaneado de códigos de barras puede acelerar de forma significativa este procedimiento.   

Además de suministrar identificaciones a los visitantes autorizados, el sistema también debe estar en capacidad de impedir el ingreso de trabajadores temporales no autorizados, e identificar a los trabajadores que no deben tener acceso a otras instalaciones.

Por otro lado, hay empresas que reciben a visitantes y contratistas en recepciones sin personal, por lo que el sistema en estas compañías puede funcionar de forma autónoma, permitiendo a los visitantes recoger sus tarjetas de proximidad de una terminal de autoservicio. Cabe resaltar que todas las identificaciones deberían contar con un esquema de color distintivo y fácil de identificar que indique cuáles visitantes deben ingresar con acompañante, y cuáles no. Las empresas de servicio eléctrico deben tener la opción de incluir varios elementos en sus identificaciones, como foto a color, código de barras para facilitar la salida e información de contacto en caso de emergencia.

Finalmente, los sistemas de gestión de visitantes deben ser fáciles de usar por parte del personal de recepción. Con tan solo unos cuantos clics, el operario debe estar en capacidad de escanear un documento de identidad e imprimir una tarjeta de identificación profesional de visitante, con foto y otros elementos, en menos de 20 segundos.


Las empresas de servicio eléctrico están sometidas a una presión cada vez mayor para que mejoren las operaciones comerciales y de seguridad, y al mismo tiempo, reducir los costos sin dejar de cumplir con las reglamentaciones gubernamentales de monitoreo y generación de informes. Al implementar un sistema de gestión de visitantes de gran funcionalidad que se pueda integrar con su sistema de control de acceso existente, las empresas de servicio eléctrico pueden monitorear y controlar mejor a los contratistas temporales y a otros visitantes, y al mismo tiempo cumplir con todas las exigencias de costos, seguridad y normativas.

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