El costo de los documentos impresos en las empresas está creciendo desbordadamente. De acuerdo con la empresa consultora Gartner, los gastos de impresión representan entre el 1 y el 3% del presupuesto de la mayoría de las corporaciones. Estos son algunos números que nos pueden ayudar a entender cómo llegamos hasta aquí: de las 10.000 páginas que un funcionario de una gran corporación imprime anualmente, el 17% se puede considerar como desperdicio. Además, durante ese proceso de reproducción se gastó 9 KWH de electricidad, y como si no fuera suficiente, los costos del tiempo consumido en procedimientos específicos, toners, pedidos de compras de suplementos y manutención de equipos crean un escenario difícil para quien no tiene control de sus gastos de las impresiones, sin mencionar el perjuicio que representa para el medio ambiente.

Para superar este desafío, las organizaciones pueden, además de reducir sus costos, atender a la creciente demanda por ser sustentables, implementando un programa de servicios de gestión de impresión, también conocido como MPS (Printing Management Solutions, por sus siglas en inglés), que tiene la finalidad de controlar el volumen de los documentos impresos. Es la alianza perfecta entre la eficiencia del flujo de trabajo y la responsabilidad con el medio ambiente.

Con una tarjeta inteligente y un lector integrado con un sistema de control de acceso físico, las empresas pueden producir significativamente el consumo de papel y electricidad. ¿Cómo? Los funcionarios presentan sus tarjetas inteligentes en los lectores integrados en las impresoras para que puedan ser autorizados antes de imprimir; las solicitudes de trabajo son enviadas para una fila de espera, donde serán verificadas las reglas (predefinidas con anterioridad) sobre prioridades y privilegios de impresión. Es autorizado y el documento es impreso.

Más allá de economizar recursos imprimiendo solo trabajos autorizados, los programas MPS también eliminan el desperdicio de papel, excluyendo los trabajos que no son liberados en intervalos de tiempo predefinidos. El uso de equipos y toners también sufren reducción, una vez que menos archivos reproducidos y los dispositivos consumen menos electricidad, pues permanecen en modo de baja energía hasta que las tarjetas sean presentadas. Al eliminar ese desperdicio, la impresión controlada de documentos y otras iniciativas pueden economizar hasta 221 dólares por año, por cada funcionario.

Los servicios de gestión de impresión también minimizan el riesgo de pérdida de datos. El sistema protege información confidencial de los usuarios, lo que también permite que las empresas atiendan los requisitos de conformidad en sectores altamente reglamentados. Las organizaciones pueden establecer reglas que rigen el uso de dispositivos MPS para que funcionarios no autorizados no tengan permiso para imprimir o copiar documentos, ni tampoco digitalizarlos y enviarlos para correos electrónicos personales.

Las tres etapas para la adopción de una MPS

1. Auditoría interna: va a suministrar a cualquier organización una completa visión de cada dispositivo de la empresa y la localización de cada uno.
2. Consolidación de la flota: eso aplicará la remoción de dispositivos poco usados como las impresoras de escritorio individuales y la ubicación estratégica de los MPS en áreas de alto tráfico para el acceso de varios individuos. La mayoría de los proveedores de gestión de impresión aumenta el uso de la flota existente de una organización, adicionando el número de dispositivos para crear una red completa de MPS para imprimir, digitalizar y copiar.
3. Estandarización del frente y revés: existen otras tácticas para reducir todavía más el impacto ambiental, incluyendo un procedimiento único de impresión en ambos lados.

Las organizaciones que opten por el programa MPS conseguirán reducir significativamente el desperdicio de impresiones y minimizar su huella de carbono. Una iniciativa como esta es el trampolín para un programa de éxito de sustentabilidad ambiental de cualquier compañía.