Revista Innovación Seguridad » Infraestructura » 29 jun 2006
Del papel a la pantalla.
Existen soluciones empresariales de gestión de documentos. Estas soluciones están diseñadas para optimizar la entrega de información importante a una empresa, transformando los formularios y documentos en papel y electrónicos en datos válidos y precisos que se puedan almacenar y a los que se pueda tener acceso rápido para acelerar las operaciones diarias, reducir costos, mejorar las relaciones con el cliente y cumplir con las iniciativas de conformidad en curso.
OCR: El proceso informático que analiza los caracteres impresos y determina su forma utilizando patrones de oscuros y claros se denomina Reconocimiento Óptico de Caracteres (Optical character recognition, OCR); extrae de una imagen los caracteres que componen un texto para almacenarlos en un formato con el cual puedan interactuar programas de edición de texto.Aunque los sistemas OCR tradicionales sólo reconocen caracteres escritos por una computadora o una máquina de escribir, ya hay en el mercado algunos sistemas más avanzados que también identifican caracteres manuscritos.
§ Importante reducción del espacio destinado a almacenamiento de documentos.§ Consulta y recuperación ágil de un documento.§ Según los sistemas, posibilidad de consultas simultáneas de un mismo documento por parte de varios usuarios.§ Ningún riesgo de que los documentos queden mal archivados o se deterioren luego de la consulta.§ Confidencialidad.§ Seguridad de acceso, otorgando distintos privilegios de acceso a los diferentes usuarios. § Ahorro económico. ALGUNAS ESTADISTICAS
Con un lector de marcas se obtiene absoluta seguridad en la lectura de los impresos y a unas velocidades que pueden superar los 10.000 por hora.
ALGUNAS APLICACIONES
Por Rosalía Posch
El procedimiento requiere la utilización de un escáner óptico, con el que se obtiene una imagen del texto. A continuación, el software especializado compara los claroscuros de la imagen con patrones de caracteres. Cuando se identifica un carácter se convierte en ASCII, lo que permite el posterior tratamiento informático del texto escaneado.
En una imagen, los caracteres se describen indicando cada uno de los puntos que la forman; al convertirlos a un formato de texto, dichos caracteres pasan a estar descritos por un solo número, reduciendo significativamente el espacio que ocupan en memoria. En la actualidad, también se registra el formato en el cual han sido escritos.
§ Importante reducción del espacio destinado a almacenamiento de documentos.§ Consulta y recuperación ágil de un documento.§ Según los sistemas, posibilidad de consultas simultáneas de un mismo documento por parte de varios usuarios.§ Ningún riesgo de que los documentos queden mal archivados o se deterioren luego de la consulta.§ Confidencialidad.§ Seguridad de acceso, otorgando distintos privilegios de acceso a los diferentes usuarios. § Ahorro económico. ALGUNAS ESTADISTICAS
| 20...25 | Una empresa de tamaño medio: Extravía 1 de cada 20 documentos. Invierte 25 horas en volver a producir cada documento extraviado. Fuente: PricewaterhouseCoopers |
| 95% | Porcentaje de la información en soporte papel. Se estima que el trabajador medio imprime 45 hojas de papel diarias. Fuente: IDC |
| 25% | Porcentaje de documentos empresariales en soporte papel extraviados y que jamás serán localizados. Fuente: Datapro/Gartner Group |
| 50% | Porcentaje del tiempo que los profesionales consumen buscando la información que necesitan. Fuente: PricewaterhouseCoopers |
| 80% | Porcentaje de datos en una empresa que constituyen información no estructurada. Este tipo de información crece un 200% cada año. Fuente: Yankee Group |
| 22% | Porcentaje de empresas que consideran las salas de correo digitales como un factor crítico para el éxito de su organización. Fuente: Byline Research |
| 360.000 millones de dolares | Cantidad que las empresas estadounidenses se gastan cada año en la transformación de la información contenida en los documentos que reciben cada día en algo que pueda serles de utilidad para la marcha de sus negocios. Fuente: Gartner Group |
| 400 | Número de horas anuales que un empleado medio invierte en la búsqueda de documentos en soporte papel. Fuente: Datapro/Gartner Group |
| 6 a 12 millones de dólares... 15% a 30% | La típica empresa con 1.000 trabajadores del conocimiento gasta entre 6 y 12 millones de dólares anuales en "la búsqueda de información no existente, los procesos infructuosos de búsqueda de información que existe en alguna parte, o la recreación de información que no es posible localizar". Además, se estima que los trabajadores del conocimiento invierten entre el 15 y el 30% de su jornada en la búsqueda de información. Fuente: IDC |
OMR: Cada vez con mayor frecuencia se plantean situaciones en las que hay que analizar en poco tiempo datos procedentes de un gran volumen de información. El control de stock, la evaluación de personal, la tabulación de datos de encuestas, etc. requieren de instrumentos eficientes y que dinamicen el procesamiento.
El Reconocimiento Óptico de Marcas (Optical Mark Recognition, OMR), se utiliza, por ejemplo para la tabulación de resultados de encuestas, censos, exámenes, en los cuales la respuesta correcta se rodea con un círculo. En casos de búsquedas laborales, una empresa puede evaluar en corto tiempo y con imparcialidad a los postulantes a un puesto de trabajo.Un lector de marcas es una máquina con pequeñas células fotoeléctricas que emiten luz a través de un canal de fibra óptica que detecta si en una posición determinada de un impreso hay una marca o no. El software que dirige al lector puede discriminar entre marcas y borrados, dobles marcas, etc.Con un lector de marcas se obtiene absoluta seguridad en la lectura de los impresos y a unas velocidades que pueden superar los 10.000 por hora.
ALGUNAS APLICACIONES
| Pruebas objetivas y verificación. | Recursos humanos. | Investigación. |
| Evaluación de hojas de respuestas. | Cambios de estado. | Encuestas. |
| Evaluaciones de instructores desempeño | Solicitudes de empleo. | Ordenes de trabajo |
| Inscripción a cursos. | Nóminas. | Utilización de mano de obra. |
| Perfiles de aptitudes. | Registro de beneficios. | Control de inventario |
Por Rosalía Posch