Seguramente, quienes han contemplado la necesidad de instalar un sistema de control de acceso físico en sus edificaciones han pasado por el proceso de estudiar y analizar las diferentes opciones en el mercado, en algunos casos, sin una asesoría bien estructurada. Cuando esto ocurre, es muy posible que el comprador termine invirtiendo en dispositivos que seguramente no responderán a su verdadera necesidad. Pero, existe un método para prevenir que todo esto suceda.

En la edición anterior de revist innovación Seguridad, presentamos la metodología S.T.A.R.T.S.S. de Boon Edam, compañía fabricante de accesos ópticos, puertas giratorias, esclusas y torniquetes de alta tecnología, la cual analiza siete aspectos que deben tenerse en cuenta a la hora de instalar una solución de control de acceso, y se mencionaron los tres primeros, aquellos que influyen en la decisión de compra: Security (seguridad física); ROI (Retorno de la inversión); y Aesthetics (estética).

En esta ocasión profundizaremos sobre los cuatro aspectos en los que algunos compradores de soluciones de control de acceso físico piensan después de haber hecho una inversión, cuando comienzan a ver las falencias en la operación de sus dispositivos. Estos son:  Throughput (flujo peatonal),  Training (entrenamiento), Service (servicio) y Safety (seguridad del usuario).

Flujo peatonal
Vale la pena preguntarse, ¿qué cantidad de gente se espera que pase por los dispositivos de control de acceso físico durante un período de tiempo determinado? De esto se trata el flujo peatonal, según Boon Edam, este aspecto tiene gran importancia en la medida “en que no se produzcan filas o que no haya incomodidad de los usuarios para ingresar, pues si esto sucede, ellos comenzarán a reclamar, la inconformidad va a escalar, y puede incluso llegar a la gerencia”, lo que tendría un verdadero impacto negativo en la imagen de la empresa.

Entonces, es importante evaluar cuál dispositivo de control de acceso físico asegurará el paso más rápido, según el volumen de personas, especialmente en horas pico. “En general, las soluciones de control de acceso permiten un paso de entre 15 y 48 personas por minuto”, puntualizan desde la Compañía.

Entrenamiento
Este punto se refiere tanto al entrenamiento que debe recibir el personal que realiza la instalación de los dispositivos, como al personal encargado de administrar su funcionamiento y al de los usuarios para emplearlos apropiadamente. Cuando a cada equipo se le da un mantenimiento adecuado, su vida útil se extiende significativamente lo que tiene un impacto positivo en el Retorno de la Inversión.

En el primer caso, es de vital importancia que los profesionales que realizan el montaje e instalación de los sistemas de control de acceso físico conozcan a la perfección este procedimiento, para garantizar que los dispositivos operen correctamente. Para esto se pueden realizar capacitaciones de tipo técnico en las fábricas, de tipo práctico in situ, e incluso entrenamiento a través de webinars. Un entrenamiento apropiado para los instaladores debe abarcar tanto los aspectos técnicos, como la preparación en cuanto a herramientas de trabajo y protección de los pisos, entre otros.

En el segundo caso, desde Boon Edam explican que al tener personal con capacidad de realizar mantenimiento y reparaciones básicas, se minimiza el riesgo de que “alguno de los productos quede fuera de servicio, no cumpla su función y se convierta en un punto de bloqueo para el ingreso o peor, una brecha de seguridad”. En el caso de los dispositivos de Boon Edam, la empresa ofrece capacitaciones en la fábrica, que abarcan los aspectos técnicos del producto y el mantenimiento adecuado. También se realiza un webinar abierto cada seis semanas y también se pueden programar dedicados para casos específicos.

Para el tercer caso,  destacan que Boon Edam también ofrece la posibilidad de crear “guías de entrenamiento” para los gerentes de seguridad de cada propiedad donde hay instalaciones, “de forma tal que ellos puedan hacer entrenamientos con su personal y los usuarios, tanto antes como después de instalar la solución de control de control de acceso”.

Enfatizan además, en que los usuarios finales “pueden tener contacto directo con Boon Edam, tanto para implementar la solución como para el entrenamiento o, cuando esto no es posible, son guiados hacia la red de integradores y distribuidores certificados” de la compañía.

Servicio
Este factor es de mucha importancia luego de instalar una solución de control de acceso físico, pues se garantiza al usuario final que tendrá la atención que requiera en el momento que la requiera, en el momento que puedan presentarse dificultades en la operación de los dispositivos.

En este punto, cabe señalar que los usuarios finales no siempre se hacen la pregunta “¿qué pasaría si…?”, por ejemplo, un dispositivo deja de funcionar y por un apoyo técnico deficiente no se puede reparar rápidamente o llega a producirse un daño mayor que afecte el Retorno de la Inversión.

Aunque en la Compañía señalan que el Servicio puede ser de más importancia para el usuario final que para el integrador, estos últimos también se benefician “pues hay comunicación constante durante el proceso de instalación, con recomendaciones para la preparación del sitio, los puntos a revisar, para asegurar el éxito en la instalación”. Luego de esto es cuando los usuarios finales ven los beneficios del buen servicio, pues se les ofrecen guías de mantenimiento preventivo, “una línea de apoyo telefónico en español en horas hábiles, un listado de refacciones recomendadas para tener almacenadas en caso de necesidad o el envío de refacciones en menos de 48 horas”, entre otros beneficios, indican.

Seguridad del usuario
Este punto es crítico y fácilmente puede quedar oculto ante la “seguridad física” de la instalación, pues se trata de proteger al usuario que pasará diariamente por cada dispositivo de accidentes y de permitir una rápida evacuación en caso de emergencias.

Por esta razón, los dispositivos de control de acceso físico deben contar con sistemas de comunicación auditivos y visuales; sensores para evitar que los componentes móviles puedan lastimar al usuario, como barras o puertas que detectan la presión y se retraen automáticamente; inclusive deben existir “botones de pánico” en el interior de puertas giratorias, por ejemplo.

En el caso de los dispositivos de Boon Edam, destacan que estos cumplen con normas de seguridad de evacuación como las de la Asociación Nacional de Protección contra el Fuego, NFPA y también de la Unión Europea; Ambas abarcan la mayoría de normas locales a nivel global.

Esto significa que, en caso de una evacuación, “los torniquetes electrónicos abren sus barreras automáticamente, las puertas giratorias tienen hojas colapsables que se pliegan en estos casos, y las esclusas están programadas para abrirse completamente”, afirman y añaden que “estas características de seguridad se suman a los métodos de formación y entrenamiento en materia de evacuación del personal de cada edificio donde están instalados los productos”.

Crear una “cultura”
Es claro que en una empresa donde los sistemas de control de acceso físico son una novedad, no todos los usuarios van a estar conformes con la nueva manera de ingresar. Es en este punto donde se habla de un factor que engloba los siete aspectos de S.T.A.R.T.S.S.: la “cultura”.

“Es cuestión de involucrar a los usuarios, de compartirles las razones de implementar las soluciones de control de acceso, de que sean parte del buen funcionamiento de estas”.

Para lograr esto, la mejor estrategia es la comunicación abierta con los nuevos usuarios, conocer su nivel de satisfacción laboral, la percepción de seguridad que tienen de la empresa, qué conocimiento tienen del uso de sistemas de control de acceso físico y qué requerimientos especiales existen, como entregas en contenedores, ingreso de mascotas o animales de servicio, entre otros. “Así, se pueden identificar los factores que pueden llevar a una percepción negativa, lo que puede llevar a problemas laborales”, señalan desde Boon Edam.

Por esta razón, se recomienda realizar reuniones con pequeños grupos del personal unos cuantos meses antes de ejecutar la instalación, para crear la conciencia colectiva de lo que “está por venir” y compartirles en detalle cuáles serán los cambios y sus beneficios, como el aumento en la protección ante la violencia o los robos, por ejemplo. También es parte de la creación de la nueva cultura el crear temporalmente rutas alternas de entrada y salida, para minimizar la incomodidad y las posibles inconformidades que puedan presentarse entre los usuarios.

Finalmente, es de resaltar que la decisión de instalar una solución de control de acceso físico no depende solamente del responsable de seguridad. “Para que esta metodología sea efectiva, es importante involucrar a los altos directivos, al jefe de seguridad, incluso al responsable de Recursos Humanos”, que son las personas que tienen influencia en la cultura corporativa y como “cada uno tiene su propia visión de las cosas”, al involucrarlas a todas, se garantiza que el nuevo sistema de control de acceso será bien recibido por la comunidad empresarial.